Đối với các doanh nghiệp, việc xây dựng quy trình làm việc là rất quan trọng. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn và mất nhiều thời gian để thiết lập quy trình. Vì vậy, bài viết tiếp theo của chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn các bước để xây dựng và quản lý quy trình làm việc là gì. Chúng ta hãy làm điều đó với nhau!
1. Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là một cách thức thực hiện công việc theo các quy định và tiêu chuẩn đã thiết lập để đảm bảo rằng các mục tiêu công việc được hoàn thành. Ngoài ra, quy trình làm việc của công ty có thể được chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp với tính chất của từng giai đoạn.
2. Các bước để thiết lập và quản lý một quy trình làm việc hiệu quả
Thiết lập tài liệu quy trình kinh doanh mang lại nhiều lợi ích cho một doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách cấu trúc quy trình này. Vì vậy, bạn nên tham khảo các bước sau để xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả.
2.1 Xác định các yêu cầu
Bước đầu tiên trong việc thiết lập và quản lý một quy trình hiệu quả là xác định các yêu cầu. như sau:
Để nâng cấp hệ thống tốt hơn.
Áp dụng tiêu chuẩn mới vào quy trình.
Theo yêu cầu của ban giám đốc và các trưởng phòng, …
do nhu cầu tổ chức lại.
quá trình làm việc
Xác định nhu cầu
2.2 Xác định mục đích của quá trình
Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định mục đích của quy trình. Điều này sẽ giúp bạn hiểu cách thức, thời gian, các bước để hoàn thành công việc một cách cụ thể. Để xác định mục đích của quy trình, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
Quá trình này yêu cầu những gì?
Bản chất của quá trình là gì?
Ý nghĩa của bước này là thiết lập mục tiêu, phương pháp kiểm soát và thời hạn hoàn thành theo mục tiêu của doanh nghiệp. Từ đó, thiết lập quy trình làm việc.
2.3 Xác định phạm vi của quy trình làm việc
Doanh nghiệp cần xác định phạm vi của quy trình như sau:
Doanh nghiệp xác định ai sẽ tuân theo và thực hiện quy trình. Có thể là một cá nhân, bộ phận, …
Các quy trình có thể được điều chỉnh trong toàn doanh nghiệp hoặc theo bộ phận, cá nhân, không gian, thời gian, v.v.
2.4. Xác định số bước công việc phải thực hiện
Ngoài việc xác định nhu cầu, mục đích và phạm vi, bạn cũng cần xác định số bước công việc cần phải thực hiện để quy trình làm việc tốt hơn.
Số lượng các bước có thể được xác định tùy theo tính chất của công việc.
Số bước trong quy trình không được chỉ định. Tuy nhiên, một quy trình có quá nhiều bước sẽ khó quản lý và quá ít bước sẽ không đủ.
Một quy trình thích hợp cần có 8-15 bước.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần dựa vào các yếu tố sau để phân tích các bước của quy trình:
Đầu vào: Quá trình bao gồm những đầu vào nào?
Đầu ra: Các yếu tố đầu ra của quá trình là gì?
Ngày nay, các doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình. Công thức 5W-1H-5M bao gồm:
Gì? : Xác định nội dung công việc.
Tại sao? : Xác định mục tiêu và yêu cầu của công việc.
ai? : Xác định ai đang thực hiện công việc.
khi? : Chỉ định thời gian thực hiện công việc này.
Where ?: Chỉ định vị trí thực thi.
Làm thế nào ?: Xác định phương pháp thực hiện.
M: Nguồn lực của bạn có đầy đủ các kỹ năng, kiến thức, v.v. không?
Tiền bạc: Làm những công việc này tốn bao nhiêu tiền?
Máy móc: Máy móc / công nghệ được sử dụng như thế nào trong công việc?
Vật liệu: Những tiêu chuẩn nào được yêu cầu đối với hệ thống cung cấp?
Phương pháp: Phương pháp làm việc là gì?
2.5. Xác định các điểm kiểm soát quan trọng
Tiếp theo, bạn cần xác định các điểm kiểm soát quan trọng và đảm bảo rằng bạn tuân theo quy tắc 80/20. Kiểm soát tất cả các bước là không đủ do nguồn lực của công ty có hạn, vì vậy các công ty chỉ kiểm soát những điểm chính trong quy trình.
2.6. Xác định những người thực hiện
Sau khi hoàn thành các bước này, bước tiếp theo là xác định bộ phận hoặc cá nhân nào chịu trách nhiệm cho bước đó. Bạn phải tìm hiểu xem họ có đủ tiêu chuẩn cho công việc hay không và chỉ định người chủ chốt hỗ trợ các bước này.
2.7. Xây dựng tài liệu tuân thủ và sử dụng
Các từ viết tắt, định nghĩa và thuật ngữ cần được giải thích trong quá trình làm việc để người đọc hiểu rõ. Ngoài ra, bạn cần nêu rõ các biểu mẫu, quy định và thông tin kèm theo thuộc phần nào của quy trình.
2.8. Xác định phương pháp kiểm soát cho quy trình làm việc
Các nhà quản lý cần xác định các phương pháp kiểm soát để đảm bảo hiệu suất quá trình tối ưu và đưa ra các giải pháp thích hợp để cải tiến hệ thống làm việc. Các yếu tố sau đây cần được xem xét khi xác định phương pháp kiểm soát:
Các bước thực hiện bài kiểm tra.
Các điểm chính cần kiểm tra.
Người thử nghiệm là ai?
Tần suất kiểm tra trong quy trình làm việc của công ty.
2.9. Xác định các điểm để kiểm tra, kiểm tra
Bạn cần xác định các điểm kiểm tra sau:
Bạn có chắc chắn rằng công việc đang được thực hiện như quy định?
Tiền thử nghiệm: Doanh nghiệp thử nghiệm công việc trước khi đưa vào thực hiện.
Kiểm tra định kỳ quá trình thực hiện.
Đo lường hiệu suất của quá trình.
2.10. Mô tả các bước công việc
Sau đây là mô tả các bước để thực hiện công việc này. Ở giai đoạn này, bạn cần mô tả công việc cụ thể cho nhân viên từng bước. Nếu việc giải thích các bước này quá phức tạp, bạn có thể sử dụng tài liệu kèm theo để được hỗ trợ thêm.
2.11. Hoàn thành các định nghĩa và tài liệu kèm theo
Trong bước cuối cùng của quy trình, bạn cần hoàn thành định nghĩa và tài liệu đi kèm:
Định nghĩa: Giải thích các từ viết tắt và các thuật ngữ quy trình.
Đính kèm Tài liệu: Xác định biểu mẫu cần đính kèm, mã cho biểu mẫu.
3. Bí mật quản lý quy trình làm việc cho doanh nghiệp
Ngày nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ để xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả hơn. Phần mềm phong phú về tính năng, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý công việc và tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí dịch vụ.
Trên đây là những thông tin hữu ích về quy trình làm việc mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn. Hi vọng bạn đọc sẽ biết cách xây dựng và quản lý quy trình kinh doanh mà không mất nhiều thời gian. Cảm ơn đã đọc bài viết này!
